Support - Se video och användarguide

Välkommen till vår support sida. Här kan du titta på video-handledning som ger dig bra introduktion till systemet. Du hittar också en förklaring av alla symboler i systemet och svar på vanliga frågor från våra användare. Om du behöver ytterligare hjälp vänligen kontakta kundsupport.

 

       Video hjälp

 

Nr

Tittel

Beskrivning

Lengd

1 Introduktion till ämnesregister utan riskanalys Kort och enkel översikt for ämnesregisteret som fokuserar på grundläggande funktioner. Hur du navigerar, sök och hämtar information om kemikalier. Visas UTAN riskanalys. 6:42
2 Admin 1: Översikt Översikt over administratorfunktioner. Hvordan logga inn, möjligheter och uppgifter för administratören. Visas UTAN riskanalys. 6:14
3 Admin 2: Skapa kemikalie Skapa en ny kemikalie i den kemiska databasen genom att importera den ursprungliga säkerhetsdatablad i PDF-format. Visas MED riskanalys. 5:58
4 Admin 3: Plassera på lokation Plassera kemikalie på lokation. Visas MED riskanalys. 5:04
5 Admin 4: Historiearkiv Flytte til, søk og hent tilbake kjemikalier fra historiearkivet. 3:01
6 Admin 5: Søk og import fra ekstern database Viser hvordan sikkerhetsdatablader importeres fra ekstern database og inn i stoffkartoteket. 8:14
7 Risikoindikasjon og  filterfunksjoner Beskrivelse av funksjon, og hvordan bruke risikoindikasjon og filterfunksjoner til å kartlegge farlige kjemikalier.  13:08
8 Risikoanalyser Viser hvordan du utarbeider risikoanalyser, signering og distribusjon, kopiering og rapport over risikoanalyser.  18:51
9 Admin 6: Import og erstatt fra ekstern database Viser hvordan du benytter eksternt søk til å oppdatere sikkerhetsdatablader fra ekstern database. 4:04
10 Eksponeringslogg Gir en kort innføring i bruk av eksponeringslogg i stoffkartoteket. 19:01
11 Admin 7: Oppsett av eksponeringslogg Viser hvordan brukere av eksponeringsloggen opprettes og arbeidsoperasjoner defineres. 22:49

 

 

Symbolförklaring

 

Viktig information. Klicka på symbolen för att visa viktig information om kemikaliet.
’Dusing’ – Säkerhetsdatabladet är utgått, eller inte tillgjengligt för kemikaliet.
Visar att det är mottagit ändringsbesked för kemikaliet. Kemikalieinformation blir inhämtat, kvalitetssäkrat och registrerat.
Visar att det har blivit mottaget ett ofullständigt ändringsbesked, det är inte möjligt att identifiera kemikaliet. Systemansvarig måste använda valet ’Korrigera ändringsbesked’ på verktygsmenyn för att uppdatera ändringsbeskedet.
Verktygsmeny. Visar  verktygsmeny med aktuella funktioner som kan utföras. Verktygsmenyn anpassas efter vilken skärmbild du befinner dig i.
Tryck på symbolen för att visa på vilket användarställe/lager kemikaliet är registrerat.
Lokala dokument är dokument som bara gäller för ett specifikt användarställe/lager. När man klickar på symbolen visar en meny var dokument kan skrivas ut.
Utskriftsmeny. Visar utskriftsmenyn me de olika utskrifterna som finns för varje kemikalie.
Utskriftsmeny for et kvalitetskontrollert sikkerhetsdatablad - et sikkerhetsdatablad som er kontrollert og revidert av Sensor Chemcontrol AS. Det innebærer at riktig klassifisering av ingrediensene er innhentet fra ECHA (European Chemical Agency), og at kjemikaliet er klassifisert etter gjeldende regelverk. I utskriftsmenyen finnes også leverandørens orginaldatablad. Mer informasjon om kvalitetskontrollerte sikkerhetsdatablader finnes i endringsloggen for ´Sensor-connect 8.2d´
Utskriftsmeny för statiskt format (Word, PDF, etc.). Visar utskriftsmenyn med de olika utskrifterna som finns før kemikaliet. Säkerhatsdatabladet ær ett statiskt dokument och inte registrerat i Sensor-format.
Riskanalys arbetsmiljö. Visar att det är utfört riskanalys med hänsyn till arbetsmiljö. Risknivån anges som låg(grön) ,moderat(gul) och hög(röd). Tryck på symbolen för att se riskanalysen.
Riskanalys yttre miljö. Visar att det är utfört en riskanalys för kemikaliet med hänsyn till yttre miljö. Risknivån anges som låg(grön), moderat(gul) och hög(röd). Tryck på symbolen för att se riskanalysen.
Riskanalys brand och explosion. Visar att det är utfört riskanalys för kemikaliet med hänsyn till brand och explosion. Risknivån anges som låg(grön), moderat(gul) och hög(röd). Tryck på symbolen för att se riskanalysen.
Lager och användarställen för varje kemikalie
Lager och användarställen med kemikalier.
Kalenderfunktion där ett datum kan hämtas in i aktuelt inskrivningsfält.

 

 

Vanliga frågor

 

1 Hva er en endringsmelding? En endringsmelding er en beskjed om at et nytt kjemikalie skal legges inn i kartoteket. Endringsmeldingen sendes som e-post til administrator (kundekontakt hos Sensor Chemcontrol AS). Endringsmeldingen må ha korrekt handelsnavn og leverandør (meget viktig) slik at kjemikaliet kan identifiseres (synkroniseres mot leverandørdatabasen). Om handelsnavn og leverandør ikke er korrekt registrert kan ikke endringsmeldingen behandles maskinelt noe som gir vesentlig mer-arbeid for administrator. Etter at endringsmeldingen er sendt vil denne være synlig på angitt lokasjon med symbolet .
2 Hvordan sendes en endringsmelding? For å sende endringsmeldinger må først lokal administrator logge seg inn ved å velge menypunktet [Administrere] som vises i bildet for brukested/lager. Etter at administrator-passordet er tastet inn velges menypunktet [Send endringsmelding].
3 Hvem har ansvaret for å behandle en endringsmelding? Endringsmeldinger håndterer normalt av administrator (kundekontakt hos Sensor Chemcontrol AS). Endringsmeldinger kan i noen tilfeller også behandles av lokal administrator, for eksempel når endringsmeldingen skal gjøres om til en 'Dusing' eller til 'statisk format'  (informasjonen legges inn som et dokument i Word, PDF, etc). Mer informasjon under...
4 Hva er en ufullstendig endringsmelding? Dette er en endringsmelding som er ufullstendig registrert, det er ikke mulig å identifisere kjermikaliet. Ufullstendige endringsmeldinger har symbolet .
5 Hvem har ansvaret for å håndtere en ufullstendig endringsmelding? En ufullstendig endringsmelding håndteres normalt av lokal administrator. Dette gjøres ved å velge 'Endre kjemikalieinformasjon' på verktøymenyen (blyanten etter at lokal administrator er logget på).
6 Hvordan håndteres en ufullstendig endringsmelding? En ufullstendig endringsmelding administreres ved at lokal administrator logger seg på og velger 'Endre kjemikalieinformasjon' på verktøymenyen. Den ufullstendige endringsmeldingen kan håndteres på flere måter:
1. Legg inn korrekt eller ytterligere informasjon slik at kjemikaliet kan identifiseres. Man kan ved fordel benytte feltet 'informasjon' til supplerende opplysninger. Endre deretter status tilbake til 'Endringsmelding'.
2. Ved å sette status til 'Dusing' , se beskrivelsen under.
3. Sett status til 'Statisk format'. se beskrivelsen under.
7 Hva er en 'Dusing'? Dette er et kjemikalie hvor sikkerhetsdatabladet ikke skal legges inn. Årsaken kan for eksempel være at kjemikaliet ikke er merkepliktig og at sikkerhetsdatablad ikke er utarbeidet. En dusing har informasjons-symbolet
8 Hva menes med et 'Statisk format'? Dette er et kjemikalie hvor informasjonen (sikkerhetsdatabladet) finnes som et dokument i Word, PDF, etc. (i motsetning til Sensor-formatet hvor informasjonen er registrert i en database og kan bearbeides videre) Det er ikke mulig å utføre risikoanalyser, skrive ut etiketter, informasjonsblad, etc. Et 'statisk format' er markert med utskrifts-symbolet
9 Hva menes med 'synkronisering' av stoffkartoteket? For at stoffkartoteket skal holdes oppdatert med de nyeste sikkerhetsdatabladene så gjennomføres ved faste intervaller det vi kaller for "synkronisering". Det betyr at datablader automatisk overføres fra vår "moder" database til stoffkartoteket når systemet oppdager eldre sikkerhetsdatablader eller endringsmeldinger. Alle disse oppdateringene vil være logget i aktivitetsloggen og kan spores.
10 Hvordan vi skal få tak i oppdateringer av sikkerhetsdatablader? Det er en utfordring å holde kartotekene med oppdatert informasjon. Det er hovedsaklig et spørsmål om interne rutiner, men selvfølgelig også et kostnadsspørsmål.
Vi jobber kontinuerlig med å forbedre systemet med funksjoner som gjør det enklere å holde informasjonen i stoffkartotekene oppdatert. Et eksempel er revisjon og kvalitetskontroll av datablader hvor vi innhenter siste versjon av databladet fra leverandøren og utarbeider et nytt datablad fra bunnen av som vises sammen med orginaldatabladet.
Kjemikalieleverandøren er ansvarlig for at kundene mottar et oppdatert sikkerhetsdatablader på produktene, og det er kun dere som kunde som kan sikre dette gjennom innkjøpsavtalen.
I praksis kan dette løses ved at leverandøren sender databladet direkte til oss og vi legger databladet inn i stoffkartoteket, eller ved at leverandøren sender databladet direkte til kunden som selv legger det inn i stoffkartoteket.
Mange leverandørene har databladene tilgjengelig på internett, men fordi hverken kunden eller vi er tankelesere, må leverandøren sørge for å informere når ny eller oppdatert informasjon er tilgjengelig, og hvor denne kan hentes.
Databaser på internett (som ECO-online og Sensor-portalen) har gjort det enklere å distribuere datablader, men brorparten av databladene vil fremdeles være tilgjengelig andre steder.
Om man ønsker høy kvalitet og nytteverdi på stoffkartoteket så krever det at gode og praktiske rutiner innføres.
11 Hva skjer i stoffkartoteket når et kjemikalie slettes fra systemet? Ved sletting av kjemikalier fjernes ikke kjemikaliet ”fysisk” fra systemet, men legge i arkivet (historieboka). Dersom nødvendig kan alle kjemikalier i arkivet hentes frem igjen.
12 Hva skjer i eksponeringsloggen når et kjemikalie slettes fra systemet? Ved sletting av kjemikalier fjernes ikke kjemikaliet ”fysisk” fra systemet, men legges i arkivet (historieboka). Om et kjemikalie slettes fra systemet vil derfor arbeidsoperasjonen fremdeles bestå av de samme kjemikalier, inkludert de som ligger i historieboka.
Om arbeidsoperasjonen derimot revideres og nye kjemikalier for lokasjonen legges til, vil kjemikaliet som er slettet forsvinne fra arbeidsoperasjonen. I tidligere revisjoner av arbeidsoperasjonen vil kjemikaliet fremdeles inngå, og med riktig lokasjon.
13 Hva skjer med eksponeringsloggen dersom et kjemikalie slettes fra en lokasjon? For hver enkelt arbeidsoperasjon er det definert hvilke kjemikalier som inngår på den lokasjonen arbeidsoperasjonen gjelder for. Om et kjemikalie fjernes fra en lokasjon vil arbeidsoperasjonen fremdeles bestå av de samme kjemikalier selv om kjemikaliet ikke lenger finnes på lokasjonen. Om en arbeidsoperasjonen revideres og nye kjemikalier fra lokasjonen legges til, vil kjemikaliet som er fjernet fra lokasjonen forsvinne fra arbeidsoperasjonen. I tidligere revisjoner av arbeidsoperasjonen vil kjemikaliet fremdeles inngå, selv om kjemikaliet ikke lenger finnes på lokasjonen.
14 Hva skjer i eksponeringsloggen når et kjemikalie(datablad) erstatter et annet, for eksempel et med nyere dato? Når et kjemikalie (datablad) erstatter et annet, og det inngår i en arbeidsoperasjon, vil arbeidsoperasjonen automatisk oppdateres. Arbeidsoperasjonen gjenspeiler de kjemikalier som er registrert i stoffkartoteket på et gitt tidspunkt.
15 Hva skjer i eksponeringsloggen dersom man sletter en lokasjon? Det er ikke mulig å slette lokasjoner hvor det er registrert eksponeringslogg for en arbeidstager.
16 Hva skjer i eksponeringsloggen dersom superadministrator sletter en bruker?

 

 Brukeren legges i historieboken i systemet.
17 Kan jeg lenke meg opp mot hvert enkelt datablad fra egen hjemmeside eller fra e-post jeg sender? Dersom du trykker denne lenken vil du se enkeltlenkene, og lenken til alle dine kjemikalier. Du kan klippe lenkene direkte fra denne siden og sende de som e-post til dine kunder.
18 Hvor finner jeg valget for å sende endringsmelding eller utføre andre endringer i stoffkartoteket? Funksjonen for å sende endringsmeldinger eller utføre andre endringer i stoffkartoteket er bare tilgjenglig etter å ha tastet inn administrator passordet som er tildelt. For å angi passordet trykker du valget "Administrere" som vises i menyen over lagerlisten. Administrator passordet er det samme som tidligere ble benyttet for å sende endringsmeldinger.
19 Hur plasseras samma kemikalie på flera lager? När du skall plassera samma kemikalie på flera lager kan detta göras genom att först hämta kemikaliet så att det visas överst på skärmen. Plassera därefter kemikaliet på önskat lager genom att välja " Lagra kemikalie-&ågt;Lagra kemikalie"

 
20 Öppna aktuellt lager och välj " ; Ta bort från lager" i verktygsmenyn. Kemikaliet kommer fortvarande att vara lagrat i den gemensamma databasen och kan senare registreras på lager igjen.

 
21 Hvordan endre informasjon for et kjemikalie? Du kan endre informasjon for et kjemikalie ved å velge "Endre kjemikalieinformasjon" fra verktøymenyen  i lagerstrukturen.

 
22 Hvordan opprette et lager på øverste nivå i lagerstrukturen? Når du skal opprette et lager på øverste nivå i lagerstrukturen trykker du valget "Opprett lager på øverste nivå". Vær oppmerksom på at dette valget vises når ingen lager er åpne. For å lukke alle åpne lager trykker du "lager" på hovedmenyen øverst på skjermen.

 
23 Hvordan opprette et underlager? Når du skal opprette et underlager må du først åpne et lager og deretter trykke menyvalget "Nytt lager".

 
24 Hva er historiearkivet, og hvor finner jeg det? Når du skal opprette et lager på øverste nivå i lagerstrukturen trykker du valget "Opprett lager på øverste nivå". Vær oppmerksom på at dette valget vises når ingen lager er åpne. For å lukke alle åpne lager trykker du "lager" på hovedmenyen øverst på skjermen.

 

 

 

Bruksanvisning och dokumentation

 

Brukarvägledning exponeringslogg