Support - Se video og brukerveiledning

Velkommen til vår supportside for vårt kjemikaliearkiv. Her kan du se video-opplæring som gir deg en god introduksjon til systemet. Du finner også forklaring på alle symbolene i systemet, og svar på vanlige spørsmål fra våre brukere. Har du behov for ytterligere hjelp ta kontakt med din kontaktperson hos oss.

Video opplæring

Nr	Tittel	Beskrivelse	Lengde
1	Introduksjon til stoffkartotek uten risikoanalyse	Kort og enkel oversikt over stoffkartoteket som fokuserer på grunnleggende funksjoner. Hvordan man navigerer, søker og henter frem kjemikalieinformasjon. Vises UTEN risikoindikasjon.	6:42
2	Admin 1: Oversikt	Oversikt over administratorfunksjoner. Hvordan logge inn, muligheter og oppgaver for administrator. Vises UTEN risikoindikasjon.	6:14
3	Admin 2: Opprette kjemikalie	Opprette et nytt kjemikalie i stoffkartoteket ved å importere et orginaldatablad i PDF format. Vises MED risikoindikasjon.	5:58
4	Admin 3: Plassere på lokasjon	Plassere kjemikalie på lokasjon. Vises MED risikoindikasjon	5:04
5	Admin 4: Historiearkiv	Flytte til, søk og hent tilbake kjemikalier fra historiearkivet.	3:01
6	Admin 5: Søk og import fra ekstern database	Viser hvordan sikkerhetsdatablader importeres fra ekstern database og inn i stoffkartoteket.	8:14
7	Risikoindikasjon og filterfunksjoner	Beskrivelse av funksjon, og hvordan bruke risikoindikasjon og filterfunksjoner til å kartlegge farlige kjemikalier.	13:08
8	Risikoanalyser	Viser hvordan du utarbeider risikoanalyser, signering og distribusjon, kopiering og rapport over risikoanalyser.	18:51
9	Admin 6: Import og erstatt fra ekstern database	Viser hvordan du benytter eksternt søk til å oppdatere sikkerhetsdatablader fra ekstern database.	4:04
10	Eksponeringslogg	Gir en kort innføring i bruk av eksponeringslogg i stoffkartoteket.	19:01
11	Admin 7: Oppsett av eksponeringslogg	Viser hvordan brukere av eksponeringsloggen opprettes og arbeidsoperasjoner defineres.	22:49

Symbolforklaring

	Viktig informasjon. Trykk på symbolet for å vise viktig informasjon om kjemikaliet.
	´Dusing´ - sikkerhetsdatablad er utgått (kjemikaliet er ikke lenger i handel), eller ikke er tilgjengelig for kjemikaliet.
	Viser at det er mottatt endringsmelding for kjemikaliet. Kjemikalieinformasjon blir innhentet, kvalitetssikret og registrert.
	Viser at det er mottatt en ufullstendig endringsmelding, det er ikke mulig å identifisere kjemikaliet. Systemansvarlig må benytte valget 'Korrigere endringsmelding' på verktøymenyen for å oppdatere endringsmeldingen.
	Verktøymeny. Viser verktøymeny med aktuelle funksjoner som kan utføres. Verktøymenyen tilpasses etter hvilket skjermbilde du befinner seg i.
	Trykk på symbolet for å vise hvilke lokasjoner kjemikaliet er registrert.
	Symbolet viser at det er definert lokale dokumenter for kjemikaliet. Lokale dokumenter er dokumenter som bare gjelder for en gitt lokasjon. Når man klikker på symbolet vises en meny hvor dokumentene kan skrives ut.
	Utskriftsmeny - dynamisk format. Dette valget viser utskriftsmenyen med de forskjellige utskrifter som er tilgjengelig for hvert enkelt kjemikalie. Dynamisk format betyr at hvert enkelt felt i sikkerhetsdatabladet er lagret i en database og kan bearbeides til rapporter, etiketter, verneblad, risikoanalyser, etc. Data lagret i dynamisk format er ´indekserte´ og benyttes av rapportgeneratorer og filterfunksjoner for å gi ´smarte´ funksjoner.
	Utskriftsmeny - kvalitetskontrollert sikkerhetsdatablad i dynamisk format (se over). Et sikkerhetsdatablad som er kontrollert og revidert av Sensor Chemcontrol AS. Det innebærer at riktig klassifisering av ingrediensene er innhentet fra ECHA (European Chemical Agency), og at kjemikaliet er klassifisert etter gjeldende regelverk. I utskriftsmenyen finnes også leverandørens orginaldatablad. Mer informasjon om kvalitetskontrollerte sikkerhetsdatablader finnes i endringsloggen for Sensor-connect 8.2d.
	Utskriftsmeny - statisk format (Word, PDF, etc). Dette valget viser utskriftsmenyen med de forskjellige utskrifter som finnes for kjemikaliet. Statisk format betyr at sikkerhetsdatabladet er lagret som et dokument, og er ikke registrert i dynamisk format (se over). Kun nøkkelopplysninger i sikkerhetsdatabladet er registrert i systemet noe som fører til begrenset funksjonalitet og rapportresultat.
	Risikoanalyse arbeidsmiljø. Viser at det er utført risikoanalyse med hensyn på arbeidsmiljø. Risikonivå angis som lavt (grønn), moderat (gul) og høy(rød). Trykk på symbolet for å se risikoanalysen.
	Risikoanalyse ytre miljø. Viser at det er utført risikoanalyse for kjemikaliet med hensyn på ytre miljø .Risikonivå angis som lavt (grønn), moderat (gul) og høy(rød). Trykk på symbolet for å se risikoanalysen.
	Risikoanalyse. Viser at det er utført risikoanalyse for kjemikaliet med hensyn på brann og eksplosjon. Symbolet er delt opp for henholdsvis arbeidsmiljø, ytre miljø og brann/eksplosjon. Risikonivå angis som lavt (grønn), moderat (gul) og høy(rød). Trykk på symbolet for å se risikoanalysen.
	Lokasjoner uten kjemikalier
	Lokasjoner med kjemikalier.
	Kalenderfunksjon hvor en dato kan hentes inn i aktuelt inntastingsfelt.

Vanlige spørsmål

1	Hva er en endringsmelding?	En endringsmelding er en beskjed om at et nytt kjemikalie skal legges inn i kartoteket. Endringsmeldingen sendes som e-post til administrator (kundekontakt hos Sensor Chemcontrol AS). Endringsmeldingen må ha korrekt handelsnavn og leverandør (meget viktig) slik at kjemikaliet kan identifiseres (synkroniseres mot leverandørdatabasen). Om handelsnavn og leverandør ikke er korrekt registrert kan ikke endringsmeldingen behandles maskinelt noe som gir vesentlig mer-arbeid for administrator. Etter at endringsmeldingen er sendt vil denne være synlig på angitt lokasjon med symbolet .
2	Hvordan sendes en endringsmelding?	For å sende endringsmeldinger må først lokal administrator logge seg inn ved å velge menypunktet [Administrere] som vises i bildet for brukested/lager. Etter at administrator-passordet er tastet inn velges menypunktet [Send endringsmelding].
3	Hvem har ansvaret for å behandle en endringsmelding?	Endringsmeldinger håndterer normalt av administrator (kundekontakt hos Sensor Chemcontrol AS). Endringsmeldinger kan i noen tilfeller også behandles av lokal administrator, for eksempel når endringsmeldingen skal gjøres om til en 'Dusing' eller til 'statisk format' (informasjonen legges inn som et dokument i Word, PDF, etc). Mer informasjon under...
4	Hva er en ufullstendig endringsmelding?	Dette er en endringsmelding som er ufullstendig registrert, det er ikke mulig å identifisere kjermikaliet. Ufullstendige endringsmeldinger har symbolet .
5	Hvem har ansvaret for å håndtere en ufullstendig endringsmelding?	En ufullstendig endringsmelding håndteres normalt av lokal administrator. Dette gjøres ved å velge 'Endre kjemikalieinformasjon' på verktøymenyen (blyanten etter at lokal administrator er logget på).
6	Hvordan håndteres en ufullstendig endringsmelding?	En ufullstendig endringsmelding administreres ved at lokal administrator logger seg på og velger 'Endre kjemikalieinformasjon' på verktøymenyen. Den ufullstendige endringsmeldingen kan håndteres på flere måter: 1. Legg inn korrekt eller ytterligere informasjon slik at kjemikaliet kan identifiseres. Man kan ved fordel benytte feltet 'informasjon' til supplerende opplysninger. Endre deretter status tilbake til 'Endringsmelding'. 2. Ved å sette status til 'Dusing' , se beskrivelsen under. 3. Sett status til 'Statisk format'. se beskrivelsen under.
7	Hva er en 'Dusing'?	Dette er et kjemikalie hvor sikkerhetsdatabladet ikke skal legges inn. Årsaken kan for eksempel være at kjemikaliet ikke er merkepliktig og at sikkerhetsdatablad ikke er utarbeidet. En dusing har informasjons-symbolet
8	Hva menes med et 'Statisk format'?	Dette er et kjemikalie hvor informasjonen (sikkerhetsdatabladet) finnes som et dokument i Word, PDF, etc. (i motsetning til Sensor-formatet hvor informasjonen er registrert i en database og kan bearbeides videre) Det er ikke mulig å utføre risikoanalyser, skrive ut etiketter, informasjonsblad, etc. Et 'statisk format' er markert med utskrifts-symbolet
9	Hva menes med 'synkronisering' av stoffkartoteket?	For at stoffkartoteket skal holdes oppdatert med de nyeste sikkerhetsdatabladene så gjennomføres ved faste intervaller det vi kaller for "synkronisering". Det betyr at datablader automatisk overføres fra vår "moder" database til stoffkartoteket når systemet oppdager eldre sikkerhetsdatablader eller endringsmeldinger. Alle disse oppdateringene vil være logget i aktivitetsloggen og kan spores.
10	Hvordan vi skal få tak i oppdateringer av sikkerhetsdatablader?	Det er en utfordring å holde kartotekene med oppdatert informasjon. Det er hovedsaklig et spørsmål om interne rutiner, men selvfølgelig også et kostnadsspørsmål. Vi jobber kontinuerlig med å forbedre systemet med funksjoner som gjør det enklere å holde informasjonen i stoffkartotekene oppdatert. Et eksempel er revisjon og kvalitetskontroll av datablader hvor vi innhenter siste versjon av databladet fra leverandøren og utarbeider et nytt datablad fra bunnen av som vises sammen med orginaldatabladet. Kjemikalieleverandøren er ansvarlig for at kundene mottar et oppdatert sikkerhetsdatablader på produktene, og det er kun dere som kunde som kan sikre dette gjennom innkjøpsavtalen. I praksis kan dette løses ved at leverandøren sender databladet direkte til oss og vi legger databladet inn i stoffkartoteket, eller ved at leverandøren sender databladet direkte til kunden som selv legger det inn i stoffkartoteket. Mange leverandørene har databladene tilgjengelig på internett, men fordi hverken kunden eller vi er tankelesere, må leverandøren sørge for å informere når ny eller oppdatert informasjon er tilgjengelig, og hvor denne kan hentes. Databaser på internett (som ECO-online og Sensor-portalen) har gjort det enklere å distribuere datablader, men brorparten av databladene vil fremdeles være tilgjengelig andre steder. Om man ønsker høy kvalitet og nytteverdi på stoffkartoteket så krever det at gode og praktiske rutiner innføres.
11	Hva skjer i stoffkartoteket når et kjemikalie slettes fra systemet?	Ved sletting av kjemikalier fjernes ikke kjemikaliet ”fysisk” fra systemet, men legge i arkivet (historieboka). Dersom nødvendig kan alle kjemikalier i arkivet hentes frem igjen.
12	Hva skjer i eksponeringsloggen når et kjemikalie slettes fra systemet?	Ved sletting av kjemikalier fjernes ikke kjemikaliet ”fysisk” fra systemet, men legges i arkivet (historieboka). Om et kjemikalie slettes fra systemet vil derfor arbeidsoperasjonen fremdeles bestå av de samme kjemikalier, inkludert de som ligger i historieboka. Om arbeidsoperasjonen derimot revideres og nye kjemikalier for lokasjonen legges til, vil kjemikaliet som er slettet forsvinne fra arbeidsoperasjonen. I tidligere revisjoner av arbeidsoperasjonen vil kjemikaliet fremdeles inngå, og med riktig lokasjon.
13	Hva skjer med eksponeringsloggen dersom et kjemikalie slettes fra en lokasjon?	For hver enkelt arbeidsoperasjon er det definert hvilke kjemikalier som inngår på den lokasjonen arbeidsoperasjonen gjelder for. Om et kjemikalie fjernes fra en lokasjon vil arbeidsoperasjonen fremdeles bestå av de samme kjemikalier selv om kjemikaliet ikke lenger finnes på lokasjonen. Om en arbeidsoperasjonen revideres og nye kjemikalier fra lokasjonen legges til, vil kjemikaliet som er fjernet fra lokasjonen forsvinne fra arbeidsoperasjonen. I tidligere revisjoner av arbeidsoperasjonen vil kjemikaliet fremdeles inngå, selv om kjemikaliet ikke lenger finnes på lokasjonen.
14	Hva skjer i eksponeringsloggen når et kjemikalie(datablad) erstatter et annet, for eksempel et med nyere dato?	Når et kjemikalie (datablad) erstatter et annet, og det inngår i en arbeidsoperasjon, vil arbeidsoperasjonen automatisk oppdateres. Arbeidsoperasjonen gjenspeiler de kjemikalier som er registrert i stoffkartoteket på et gitt tidspunkt.
15	Hva skjer i eksponeringsloggen dersom man sletter en lokasjon?	Det er ikke mulig å slette lokasjoner hvor det er registrert eksponeringslogg for en arbeidstager.
16	Hva skjer i eksponeringsloggen dersom superadministrator sletter en bruker?	Brukeren legges i historieboken i systemet.
17	Hvordan plassere et kjemikalie på lager?	Et kjemikalie plasseres på lager på 3 måter. 1. Ved å importere et kjemikalie fra Sensor-portalen. 2. Ved å importere et kjemikalie fra en fil på din harddisk. 3. Ved å velge et eksisterende (et som ellerede er importert) kjemikalie fra fellesdatabasen.
18	Hvordan importere et kjemikalie fra Sensor-portalen?	Kjemikalier importeres fra Sensor-portalen ved først å åpne aktuelt lager og deretter benytte valget "Lagre kjemikalie -> Søk og importer fra Sensor-portalen". Du kan også importere et kjemikalie fra Sensor-portalen ved å velge "Kjemikalie -> Sensor-portalen" på hovedmenyen. Benytt valget "Importer til lager" i verktøymenyen etter at et kjemikalie er søkt frem. Når du importerer fra Sensor-portalen må du oppgi revisjonsdato på databladet. Se forøvrig også punktet "Hvordan plassere samme kjemialie på flere lokasjoner?" lenger ned på siden.
19	Kan jeg lenke meg opp mot hvert enkelt datablad fra egen hjemmeside eller fra e-post jeg sender?	Dersom du trykker denne lenken vil du se enkeltlenkene, og lenken til alle dine kjemikalier. Du kan klippe lenkene direkte fra denne siden og sende de som e-post til dine kunder.
20	Hvor finner jeg valget for å sende endringsmelding eller utføre andre endringer i stoffkartoteket?	Funksjonen for å sende endringsmeldinger eller utføre andre endringer i stoffkartoteket er bare tilgjenglig etter å ha tastet inn administrator passordet som er tildelt. For å angi passordet trykker du valget "Administrere" som vises i menyen over lagerlisten. Administrator passordet er det samme som tidligere ble benyttet for å sende endringsmeldinger.
21	Hvordan plassere samme kjemialie på flere lokasjoner?	Når du skal plassere samme kjemikalie på flere lokasjoner kan dette gjøres dette ved først og hente kjemikaliet slik at det vises øverst på skjermen. Plasser deretter kjemikaliet på ønsket lokasjon ved å velge "Lagre kjemikalie->Lagre kjemikalie"
22	Hvordan slette et kjemikalie fra lokasjon?	Åpne aktuell lokasjon å velg "Slett fra lokasjon" i verktøymenyen. Kjemikaliet vil fremdeles være lagret i fellesdatabasen og kan senere registreres på lokasjon igjen.
23	Hvordan endre informasjon for et kjemikalie?	Du kan endre informasjon for et kjemikalie ved å velge "Endre kjemikalieinformasjon" fra verktøymenyen i lagerstrukturen.
24	Hvordan opprette et lager på øverste nivå i lagerstrukturen?	Når du skal opprette et lager på øverste nivå i lagerstrukturen trykker du valget "Opprett lager på øverste nivå". Vær oppmerksom på at dette valget vises når ingen lager er åpne. For å lukke alle åpne lager trykker du "lager" på hovedmenyen øverst på skjermen.
25	Hvordan opprette et underlager?	Når du skal opprette et underlager må du først åpne et lager og deretter trykke menyvalget "Nytt lager".
26	Hva er historiearkivet, og hvor finner jeg det?	Når du skal opprette et lager på øverste nivå i lagerstrukturen trykker du valget "Opprett lager på øverste nivå". Vær oppmerksom på at dette valget vises når ingen lager er åpne. For å lukke alle åpne lager trykker du "lager" på hovedmenyen øverst på skjermen.

Brukerveiledning og dokumentasjon

Brukerveiledning eksponeringslogg