Q2: Hvordan fungerer OLF (ordre-lager-faktura) modulen

Med denne modulen setter man opp et system som automatisk sender ut datablader og andre dokumenter fra Sensor-chemdoc til dine kunder. Sensor-chemdoc "kobles" mot et annet datasystem (systemX) ved å benytte en vanlig tekstfil (Ascii format), formatet er definert lenger ned på denne siden.
Ved bestilling eller fakturering av et produkt gir systemX beskjed til Sensor-chemdoc om å skrive ut eller sende (på e-mail) et datablad og tilleggsdokumenter til din kunde. I tillegg til selve databladet skriver Sensor-chemdoc ut 1 av 5 mulige følgebrev. Hvilket følgebrev som skrives ut, eller innholdet i den e-post som sendes ut kan avhenge av språk og type produkt. Innholdet i følgebrev eller e-post vedlikeholdes/defineres etter eget ønske.

Sensor-chemdoc holder full oversikt over hvilke av dine kunder som er tilsendt hvilket datablad. I tillegg har modulen logikk som hindrer at din kunde mottar datablader oftere enn nødvendig, men likevel hver gang det er påkrevet som følge av revisjoner etc.
Modulen kan benyttes til å sende datablader på nytt ved revisjoner, eller ved et gitt tidsintervall.

 

 

Kommunikasjon

Kommunikasjonen mellom systemX og Sensor-chemdoc skjer ved bruk av en "bestillingsfil" i ascii tekst filformat. SystemX lagrer bestillingsfilen i katalogen angitt ved SPSDIRECTORY=<path> i filen sensor.ini, eller i katalogen \SENSOR\ om SPSDIRECTORY ikke er definert. Etter at Sensor-chemdoc har lest bestillingsfilen vil den bli flyttet til katalogen \SENSOR\PD_TEMP\ og gitt et entydig navn bestående av måned, dag og et nummer: mmddxxxx.SPS. Formålet med å flytte .SPS filen til \PD_TEMP er feilsøking.

 

Kundeinformasjon

Dersom bestillingsfilen inkluderer kundeinformasjon vil Sensor-chemdoc selv avgjøre om et datablad skal sendes til kunden eller ikke. Sensor-chemdoc lagrer tidspunktet for når dokumentet sendes eller skrives ut i kundemodulen og bevarer derforfor full historikk. Dersom kunden spesifisert i meldingsfilen ikke er registrert i Sensor-chemdoc, vil kunden automatisk bli opprettet. Når Sensor-chemdoc avgjør om et datablad skal skrives ut eller sendes tas det hensyn til når kunden tidligere har mottatt databladet og hvor lenge siden (intervall defineres i bestillingsfilen), og om databladet er revidert siden sist kunden mottok databladet.

Når Sensor Chemdoc avgjør om et datablad skal skrives ut til en kunde tas det hensyn til:

 

Følgebrev / e-post

I tillegg til å skrive ut eller sende databladet og dokumenter på e-post, vil det også bli skrevet ut/sendt et følgebrev til kunden. Det finnes 5 forskjellige følgebrev som kan tilpasses forskjellige typer kunder.
Følgebrevet beregnet for utskrift til skriver er skrevet i Microsoft Word slik at man selv kan redigerer teksten. Øverst på utskriften av følgebrevet vises kundens adresse formatert for vinduskonvolutt. Følgebrevene lagres på katalogen c:\sensor\ og har dokumentnavn olf1.doc - olf5.doc

Innholdet i e-post er definert i tekstfilene eml1.txt - eml5.txt som lagres på katalogen c:\sensor\. Første linjen i dokumentet vil bli brukt som "subject" i e-posten, den påfølgende tekst som hovedtekst. Teksten i e-posten kan inneholde følgende makro:
[SBS_NAME] - produktnavn

Hint:  Maler for olf1-5.doc og eml1-5.txt finnes på katalogen \SENSOR\REPORTS\, kopier disse til katalogen c:\sensor\ på den maskinen som skal kjøre programmet prsensor.exe (Sensor utskriftsbehandler)

Hvilket følgebrev/e-post som benyttes er definert i OLF formatets feltnummer 22. Se feltbeskrivelsen nederst på siden.
 

 

Oppsett av Administrator og e-post

For driftsikkerhet og feilhåndtering bør en administrator defineres i systemet. Denne informasjonen er lagret i felter i tabellen VERSJON. Tabellen vedlikeholdes via funksjoner i delprogrammet "Sensor backup" (bksensor.exe), og er bare mulig under telefonisk kontakt med Sensor Chemdoc AS. Følgende data kan defineres i tabellen VERSJON (felt merket * er påkrevet):

* VERSJON.VER_OLFFROMNAME - beskrivelse av avsender i e-post
* VERSJON.VER_OLFMAILSERVER - utgående e-post server eller ip-adresse
* VERSJON.VER_OLFFROMADRESS - avsender e-post
VERSJON.VER_OLFBCC - "blind copy" e-post adresse ved utsendelse av post til dine kunder.
* VERSJON.VER_OLFADMINMAIL - adminstrator e-post adresse for feil og systemmeldinger.

 

Feilrapport

Dersom Sensor-chemdoc ikke kan identifisere dokumentet angitt i bestillingsfilen (*.SPS) vil systemet skrive ut en feilmelding til skriver, eller sende en e-post til administrator. Feilmeldingen viser innholdet i bestillingsfilen og kjemikalier i Sensor-chemdoc som nesten passer med innholdet i bestillingsfilen. Et eksempel på dette kan være at et datablad er funnet men at det er på feil språk.

Gyldige språk i Sensor-chemdoc er definert i felt#11 i tabellen under. Om  ugylde landskoder oppgis vil språk settes til engelsk.



Dersom det skal sendes e-post til kunden vil administrator motta feilrapporten vedrørende utsendelsen.



 

Utskrift/sende e-post

For å sende eller skrive ut bestillte dokumenter benyttes programmet "Sensor Utskriftsbehandler" (prsensor.exe) som er installert sammen med Sensor-chemdoc . Det er en fordel om en dedikert datamaskin i nettverket kjører "Sensor Utskriftsbehandler". 

 

 

Krav til oppsett

For å få systemet til å fungere må følgende punkter være oppfyllt:

  1. Den skriver som skal motta utskriftene må være definert som standardskriver på maskinen som kjører prsensor.exe (utskriftsserver)

  2. Om følgebrev benyttes så skrives dette inn i filene olf1.doc - olf5.doc katalogen \SENSOR\REPORTS\

  3. Om e-post skal benyttes: Korrekte parametre må defineres i tabellen VERSJON. E-post mal (eml1.txt - eml5.txt) må være definert  på katalogen \SENSOR\REPORTS\.

  4. \SENSOR\sensor.ini må inneholde korrekt definisjon av SPSDIRECTORY="<drive><path>"

 

 

Arkivering av sikkerhetsdatablader i PDF format

For å arkivere sikkerhetsdatablader benyttes "Sensor utskriftshåndterer". De sikkerhetsdatablader som skal arkiveres må derfor først bestilles til utskrift ved å velge "Fil-Bestille utskrift" (Arkiv-Beställa utskrift i svensk versjon).
 
I vinduet hvor bestillinger gjøres kan du bestille alle sikkerhetsdatablader på en bestemt lokasjon, du kan også bestille enkelte eller alle sikkerhetsdatablader. For å lagre(arkivere) utskriftene i PDF format må du krysse av for utskrift til fil, og angi mappe. Husk at dersom "Sensor utskriftsbehandler" kjører på en egen utskriftsserver må den angitte mappen også være tilgjengelig fra utskriftsserveren.
 
Viktig: Utskriftene kan kjøres direkte fra din egen datamaskin, selv om du allerede har en utskriftserver i nettverket. Om utskriftserveren er definert som arbeidsstasjon 1 under Fil-innstillinger (Arkiv-instellningar), er det viktig at du definerer din datamaskin til å være for eksempel arbeidsstasjon 2. I vinduet hvor bestillinger angis må du i dette tilfellet velge at utskriftene skal foretas på arbeidstasjon 2.
 
Ved arkivering(utskrift til fil) vil systemet selv velge filnavn. Filnavnet vil alltid være unikt for hvert enkelt sikkerhetsdatablad, og være på denne formen:
<kjemikalienavn>+<revisjonsdato yyyymmdd>+<kode for utskriftstype og systemnummer>, for eksempel "AMMONIAKK 20040924 0128810.pdf"
 

 

 

 

Feltbeskrivelse av meldingsfilen

Feltbeskrivelsen benyttes denne kodingen

N - numeriske felt

C - karakterfelt

(*) - felter som må inneholde informasjon.

(D) - feltet blir satt til en default verdi dersom feltet ikke inneholder informasjon. Se kommentarfelt i feltbeskrivelsen.

(#X) - feltnummer angitt ved # leses bare dersom felt X inneholder gyldig informasjon.

 

Felt nr Type Beskrivelse Kommentar
1   Datablad nummer. Feltet  identifiserer databladet i Sensor Chemdoc. Feltet finnes i seksjon 1 i Sensor Chemdoc. Identifikasjonsfelt. Et av feltene 1, 20 eller 21 må inneholde informasjon.
2 N2  (D)   Antall kopier som skal skrives ut. Defaultverdien  er 1
3 N3  (D) Angir hvilken type utskrift som skal utføres:
  • 3  - Transportkort farger
  • 9  - Transportkort svart/hvit
  • 26 - Etikett Laser A4-16
  • 27 - Etikett Laser A4- 8
  • 28 - Etikett Laser A4- 4
  • 29 . Etikett Laser A4- 2
  • 70 - Datablad svart/hvit komprimert
  • 69 - Datablad farger komprimert
  • 76 - Säkerhetsblad i färg
  • 75 - Säkerhetsblad svart/vit
 Defaultverdien er 70. Ta kontakt med oss dersom du har behov for andre koder for å få den utskrift du ønsker
4 N2  (D) Angir hvilken arbeidsstasjon i nettverket som skal utføre utskriften. Defaultverdien er 1. Dette er arbeidsstasjonen som kjører programmet "Sensor Utskriftbehandler"
5 C8  (D) Dato for når utskriften skal utføres. Formatet er YYYYMMDD, for eksempel "19991201" Defaultverdien er dagens dato
6 C5  (D) Klokkeslett for når utskriften skal finne sted. Formatet er HH:MM, for eksempel "14:01" Defaultverdien er nåbærende klokkeslett
7 N3  (D,#16) Angir maksimum antall dager som skal tillates før kunden får tilsendt et nytt datablad Defaultverdien er 0. Krever at felt nummer 16 er utfyllt.
8 C80  (#16) Kundens navn Krever at felt nummer 16 er utfyllt.
9 C80  (#16) Kundens adresse Krever at felt nummer 16 er utfyllt.
10 C60  (#16) Kundens postadresse Krever at felt nummer 16 er utfyllt.
11 C32  (#16) Kundens land. Dette kodes som N,NO, Norge  S,SE,Sverige E,GB,England, F,FI,Finland D-DK-Danmark Krever at felt nummer 16 er utfyllt.
12 C60  (#16) Kundens besøksadresse Krever at felt nummer 16 er utfyllt.
13 C20  (#16) Kundens telefonnummer Krever at felt nummer 16 er utfyllt.
14 C20  (#16) Kundens faxnummer Krever at felt nummer 16 er utfyllt.
15 C80  (#16) Kundens nødnummer Krever at felt nummer 16 er utfyllt.
16 C16   Kundens id eller kode. Denne benyttes til å identifisere kunden. Dersom feltet ikke inneholder informasjon vil Sensor Chemdoc ignorere all annen kundeinformasjon. ( 7-19)
17 C40  (#16) Kundens kontaktperson Krever at felt nummer 16 er utfyllt.
18 C40  (#16) Kundens ansvarlige person Krever at felt nummer 16 er utfyllt.
19 M  (#16) Kunde notat, ubegrenset lengde Krever at felt nummer 16 er utfyllt.
20 C16  (*) Artikkel nummer. Sensor Chemdoc skriver ut alle kjemikalier med artikkelnummer lik karakterene lagret i felt 20. Identifikasjonsfelt.Et av feltene 1, 20 eller 21 må inneholde informasjon.
21 C12  (*) Varenummer. Dette er et felt som er laget spesiellt for OLF modulen. Feltet vedlikeholdes under valget Verktøy - Tilleggsinformasjon i Sensor Chemdoc. Varenummer registreres separart med komma slik at flere varenummer kan registreres for hvert kjemikalie. Identifikasjonsfelt.Et av feltene 1, 20 eller 21 må inneholde informasjon.
22 C20 Her angis hvilket følgebrev som skal skrives ut før hvert databladet. Det finnes 5 forskjeligge følgebrev og velge mellom.  Du må angi "olf1.rpt" i posisjon 22 for å skrive ut følgebrev nummer 1. For å skrive ut følgebrev nummer 2 legger du inn "olf2.rpt"
23 M (#16) Kundens e-post adresse Dette feltet vil oppdatere kundens e-post adresse. Om feltet er blankt vil eksisterende e-post adresse for kunden beholdes.

 

Eksempler

1: "1008",2,3,2,"19981231","12:00"  - Betyr at det skal foretas en utskrift av datablad med nummer 1008,det skal skrives 2 eksemplarer, utskrift nummer 3 er "transportkort farger", og utskriften skal utføres av arbeidsstasjon definert som nummer 2 i Sensor Chemdoc. Dato for utskrift skal være 31.12.1998 klokken 12.

2:"1008",,,,,,14,,,,,,,,,"KUNDEKODE" - Betyr at det skal foretas en svart/hvit utskrift av komprimert datablad med nummer 1008 til kunden med kundekode "KUNDEKODE". Dersom det er mindre enn 14 dager siden kunden sist mottok databladet skal det ikke skrives ut.

Ex3: ,,,,,,,,,,,,,,,,,,"12345"  - Betyr at det skal skrives ut datablad komprimet i svart/hvit av kjemikalie med artikkelnummer "12345"

Ex4: ,,,,,,,,,,,,,,,"k.kode",,,,"varenr","olf5.rpt"  - Betyr at det skal skrives ut datablad komprimet i svart/hvit av kjemikalie med varenummer "varenr". I tillegg skal det skrives ut et skilleark definert ved rapporten olf5.rp1. På dette skillearket skal adressen til kunde med kundekode "k.kode" skrives på.